Política de Tratamiento de Datos Personales

Normatividad Legal y Ámbito de Aplicación:

La presente política de tratamiento de datos personales (la “Política de Datos Personales”) es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Reglamentario 886 de 2014 y demás disposiciones complementarias y modificatorias será aplicada por Top Living (o la “Empresa”, bajo razón social Ergonomus S.A.S) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente Política de Datos Personales y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Finalidad con la que se Efectúa la Recolección y Tratamiento de Datos Personales

Top Living podrá hacer uso de los datos personales para:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
Evaluar la calidad del servicio;
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Top Living y/o por terceras personas;
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
Soportar procesos de auditoría interna o externa;
Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Top Living;
Los fines indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso;
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Top Living ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados previamente o en el Aviso de Privacidad o en la Autorización otorgada por el Titular.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Top Living, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Top Living y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Top Living no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

exista autorización expresa para hacerlo;
sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;
sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Top Living o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la Empresa;
sea requerido o permitido por la ley.

Top Living podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Top Living advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales por parte de Top Living se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento garantizará el derecho del Titular a obtener de Top Living en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la Autorización otorgada por el Titular del dato, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares y/o terceros autorizados;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Top Living se protegerá mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

Derechos de los Titulares de Datos Personales Objeto de Tratamiento por parte de Top Living

Los Titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Top Living:

Derecho de acceso: En virtud del cual el Titular podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de Top Living, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Datos Personales de la información que motiven nuevas consultas;
Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual el Titular podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
Derecho a solicitar prueba de la Autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la Autorización para realizar el Tratamiento;
Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes de Top Living

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que Top Living está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

Deberes cuando actúa como responsable

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política de Datos Personales, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Datos Personales.
Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente Política de Datos Personales.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales

Si realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Política de Datos Personales.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política de Datos Personales.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Top Living solicitará al Titular del dato su Autorización para efectuar su recolección y Tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

Aviso de Privacidad

En el evento en el que Top Living no pueda poner a disposición del Titular del dato personal la presente Política de Datos Personales, publicará el aviso de privacidad, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales

Top Living solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Área Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares del Dato Personal

El Área de Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional de Top Living será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico contacto@toplivingcolombia.com, llamar a la línea telefónica de Top Living en Bogotá, teléfono +57 317 7849135, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a las oficinas de Top Living en Bogotá D.C: Calle 75 # 69-47.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Datos Recolectados antes de la Expedición del Decreto 1377 de 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Top Living procederá a publicar un aviso en su Sitio Web dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente Política de Datos Personales y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de Top Living.

Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Top Living adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Fecha de Entrada en Vigencia

La presente Política de Datos Personales entrará en vigencia una vez transcurridos los 10 días corridos de su publicación en el sitio web oficial de Top Living (www.toplivingcolombia.com) (el “Sitio Web”). Cualquier cambio que se presente respecto de la presente Política de Datos Personales, se informará a través del Sitio Web y entrará en vigencia una vez transcurridos 10 días corridos desde su publicación en el Sitio Web.